Spese di trasferta e rimborsi: l’arduo tentativo dell’Agenzia delle Entrate di fare ordine

di Simona Baseggio e Barbara Marini

Con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 l’Agenzia delle Entrate interviene a fare ordine in un quadro normativo che, nell’ultimo anno, si è venuto componendo, per interventi successivi e non sempre perfettamente coordinati, in materia di spese di trasferta, rimborsi e spese di rappresentanza ai fini della determinazione dei redditi di lavoro dipendente, autonomo e d’impresa.

Il documento di prassi si muove lungo un terreno normativo tutt’altro che lineare, dovendo coordinare il decreto legislativo di riforma dell’Irpef, la legge di bilancio 2025 e il successivo decreto fiscale correttivo. Il risultato è una circolare ampia, tecnicamente densa, che ambisce a fornire un quadro unitario delle nuove regole, ma che inevitabilmente lascia emergere anche alcune tensioni interpretative.

Uno dei passaggi più significativi riguarda il lavoro dipendente. In un’ottica dichiarata di semplificazione, viene superato il rigido requisito, previsto dalla disciplina previgente, secondo cui i rimborsi delle spese di trasporto per le trasferte all’interno del territorio comunale potevano non concorrere al reddito solo se comprovati da documenti “provenienti dal vettore”. Dal 1° gennaio 2025, invece, è sufficiente che le spese di viaggio e trasporto siano “comprovate e documentate”, anche con modalità diverse. Ne discende che esce dalla tassazione, finalmente in modo esplicito, il rimborso chilometrico per l’utilizzo dell’auto propria, calcolato sulla base delle tabelle Aci, anche quando la trasferta si svolge all’interno del comune di lavoro. La circolare estende la non imponibilità anche ai rimborsi di pedaggi e parcheggi, purché adeguatamente documentati, segnando un evidente cambio di passo rispetto a precedenti prese di posizione più restrittive.

Accanto alla semplificazione, però, la circolare dà ampio spazio al tema della tracciabilità dei pagamenti, che rappresenta il vero filo conduttore dell’intervento normativo. A partire dal 2025, i rimborsi delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuato mediante taxi o noleggio con conducente non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente solo se i relativi pagamenti sono effettuati con strumenti tracciabili (una scelta che appare anche come la risposta del legislatore a episodi di frode emersi negli ultimi anni, finiti all’attenzione dell’opinione pubblica, legati all’utilizzo disinvolto – quando non creativo – dei rimborsi per i servizi di trasporto).