Se avessi tempo mi organizzerei. Se mi organizzassi avrei tempo. Questa frase racchiude uno dei paradossi più frequenti nella gestione degli studi professionali: la relazione tra tempo e organizzazione.
È una sorta di circuito chiuso mentale: l’organizzazione viene vista come un lusso che richiede tempo libero, ma il tempo libero non arriva mai proprio perché manca l’organizzazione.
In realtà l’organizzazione non è qualcosa che si fa quando si ha tempo. È ciò che si fa o si dovrebbe fare proprio per creare tempo.
Negli studi professionali la domanda è solo parzialmente prevedibile. il lavoro arriva in modo continuo e frammentato: telefonate, mail, scadenze, richieste urgenti dei clienti, problemi imprevisti. In questo contesto è naturale pensare che fermarsi a strutturare processi, definire procedure, pianificare attività sia un rallentamento. “Non posso permettermi di fermarmi” è la convinzione diffusa. Ma non fermarsi significa restare intrappolati in una gestione costantemente reattiva.
Organizzare significa decidere in anticipo come deve funzionare il lavoro, invece di lasciare che sia il lavoro a decidere ogni giorno per noi.
Significa chiarire obiettivi, ruoli, priorità, sequenze operative e criteri di controllo, così da ridurre l’improvvisazione e le ambiguità.
Lo scopo dell’organizzare è quello di allocare le risorse per svolgere il lavoro nel modo più efficace, più efficiente e meno rischioso possibile.
In particolare, il fine dell’organizzare è quello di coordinare le risorse per ottenere un sistema che abbia delle qualità che i singoli fattori autonomamente non possedevano, e per questa via di creare avviamento.
L’organizzazione si ottiene con la pianificazione, la standardizzazione, la specializzazione, la delega. Una delega che può essere rivolta non solo ad altri esseri umani ma anche “ai computer” attraverso la digitalizzazione e l’intelligenza artificiale.
