Quando smetti di subire e inizi a gestire (lo studio professionale)
di Mario Alberto Catarozzo
Non stiamo parlando del rapporto matrimoniale, come molti potrebbero pensare dal titolo dell’articolo. Stiamo parlando di problemi in ufficio, quelli che negli studi professionali piovono come grandine quotidianamente. Scadenze che ti soffocano, clienti che ti cambiano le carte in tavola quando già stai per chiudere, normative che mutano mentre dormi. E cosa ci siamo abituati a fare di fronte a ciò? Correre, tamponare, arrangiarsi come si può, bere caffè, sacrificare serate e week end. Penso che a molti tutto ciò possa suonare familiare.
Eppure c'è una soluzione strutturale: si chiama project management. Ogni problema può diventare un progetto da gestire, con metodo e strumenti giusti. Si tratta di imparare ad avere l’approccio giusto e poi di conoscere strumenti e tecniche per poterlo concretamente realizzare.
Dal caos al controllo: ecco come
Negli studi tradizionali si vive ancora nell'era del "fuoco da spegnere". Dico sempre che molti professionisti affrontano la giornata come se fossero pompieri che devono spegnere incendi: arriva l'emergenza, attimo di sconforto, stress che sale e poi giù a capofitto ad improvvisare una soluzione. E così fino alla prossima volta.
Eppure, ogni criticità, non è altro che un ostacolo in un percorso, una curva che interrompe un rettilineo e non potrebbe essere diversamente. Come diceva Bruce Lee “invece di cercare di vivere una vita facile, cerca di avere gli strumenti per affrontarne una difficile”. Il project management e il coaching offrono questi strumenti: tecnici il primo, di mentalità il secondo.
Ogni pratica che si inceppa, ogni cliente difficile, ogni errore, possono trasformarsi in un percorso strutturato, con tappe chiare e risultati misurabili. Questo è il project management, che può trasformare i professionisti da vittime delle circostanze, ad architetti di soluzioni.
Tre lenti per vedere tutto diversamente
Quando adotti la mentalità progettuale, guardi ai problemi con occhi nuovi:
obiettivi e non problemi: non "il cliente X ci sta creando problemi", ma "entro due settimane ribaltiamo la relazione con il cliente X e la trasformiamo in un caso positivo";
pianificazione militare: scomponi il percorso, assegni ruoli precisi, fissi checkpoint. Niente più "vediamo come va";
lezioni che restano: finito il progetto, non archivi e basta. Analizzi, impari, costruisci il tuo arsenale per la prossima volta.
Gli strumenti del project management
Ora vediamo alcuni strumenti del project management applicabili in uno studio professionale:
work breakdown structure (WBS): scomponi ogni pratica complessa in micro-attività. Una fusione aziendale? Non è più "un macigno", ma ricerca preliminare + due diligence + contrattualistica + adempimenti fiscali. Ogni pezzo ha il suo responsabile e la sua scadenza;
diagramma di Gantt: la timeline visuale che ti salva la vita. Vedi in un colpo d'occhio se la perizia del CTU arriverà prima dell'udienza o se devi correre ai ripari. Perfetto per coordinare più professionisti su una pratica;
Kanban board: tre colonne magiche ("da fare", "in corso", "completato"). Ogni task è una card che si muove. Il tuo team sa sempre dove si trova ogni attività, senza riunioni infinite.
risk management matrix: identifica in anticipo cosa può andare storto. Il testimone chiave che sparisce, la controparte che cambia avvocato all'ultimo, la normativa che viene modificata. Prepari il piano B prima che serva;
milestone e checkpoint: tappe fisse per verificare l'avanzamento. Non aspetti la fine per scoprire che qualcosa non va. Controlli settimanali di 15 minuti che valgono ore di recupero;
resource allocation: chi fa cosa, quando e con quale priorità. Eviti che il partner senior perda tempo su pratiche di routine mentre le cause importanti restano scoperte.
I vantaggi immediati
Sono molteplici gli effetti positivi che sin da subito si riscontrano, a condizione di avere costanza e disciplina nell’applicazione: meno stress (addio notti in bianco), più collaborazione (finalmente un obiettivo comune), crescita continua (ogni progetto insegna qualcosa), clienti più soddisfatti (soluzioni concrete, non rattoppi dell'ultimo minuto).
Per essere concreti, vediamo da dove partire per applicare mentalità e strumenti nuovi in studio:
checklist di progetto semplice;
board visive per monitorare l'avanzamento;
riunioni flash da 15 minuti;
registro delle lezioni apprese.
Il cliente al centro, sempre.
Il futuro è di chi sceglie
La conclusione è che non sono i problemi a definire il tuo studio e la relativa organizzazione, bensì come decidi a priori di affrontarli. Puoi continuare a subirli procedendo reattivamente, oppure puoi trasformarli in fonte di orgoglio, soddisfazione e punto di forza.
Il project management negli studi professionali può davvero fare la differenza tra chi galleggia quotidianamente tra mille problemi di ogni sorta, annaspando in superficie per non affondare e chi si è strutturato per navigare tra di essi con una rotta precisa e strumenti moderni e funzionali. Il mercato saprà scegliere tra i due, premiando chi saprà innovare ed evolversi.