POS e Registratori Telematici: il nuovo obbligo dal 1° gennaio 2026 e le ricadute operative
di Stefano Dovier
Dal 1° gennaio 2026 entrerà pienamente in vigore l’obbligo di collegamento tra strumenti di pagamento elettronico e registratori telematici.
È una novità che, pur nella sua apparente semplicità, introduce una trasformazione profonda nel modo in cui gli esercenti registrano e trasmettono i corrispettivi. La Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024) e il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 31 ottobre 2025 prot. n. 424470 hanno infatti ridisegnato il rapporto tra incasso digitale e certificazione fiscale, imponendo che questi due mondi dialoghino in modo strutturato e continuo.
Non si tratta di un mero adeguamento tecnologico, ma di un vero cambio di paradigma: ogni pagamento elettronico dovrà essere tracciato, memorizzato e trasmesso in stretta connessione con la registrazione dei corrispettivi.
Questo nuovo sistema richiede agli esercenti - e in parte anche a noi professionisti - un approccio strutturato e una pianificazione accurata.
Un quadro normativo che ridisegna il processo dei corrispettivi
La riforma interviene direttamente sull’articolo 2, comma 3, del D.Lgs. 127/2015, stabilendo che la memorizzazione e la trasmissione dei corrispettivi devono garantire non solo l’inalterabilità dei dati, ma anche l’integrazione tra il flusso di pagamento elettronico e quello di certificazione fiscale.
In altre parole, l’operazione commerciale e l’incasso elettronico devono “viaggiare insieme”.
Il collegamento non avverrà tramite cavi o interfacce hardware: sarà effettuato esclusivamente tramite le funzioni disponibili nell’area riservata “Fatture e Corrispettivi”. L’esercente dovrà associare i propri POS ai registratori telematici, indicando anche l’unità locale di utilizzo.
La procedura, pur essendo amministrativa, ha comunque implicazioni tecnologiche non marginali: i dispositivi dovranno essere aggiornati e in grado di memorizzare correttamente i dati dei pagamenti fin dal primo gennaio.
Chi deve adeguarsi
L’obbligo si applica sostanzialmente a chiunque sia tenuto alla memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi e accetti pagamenti elettronici.
Vengono quindi coinvolti commercianti al dettaglio, artigiani, ristoratori, operatori turistici, con una o più sedi e attività sia stagionali che non.
Sono invece esclusi i soggetti che non emettono documenti commerciali: le attività che operano solo tramite l’emissione di fattura, le categorie già previste dai decreti MEF del 2019 e le altre attività residuali (per un approfondimento sui soggetti esclusi si rimanda all’articolo Corrispettivi telematici: quando la deroga è legittima).
Le scadenze
L’Agenzia delle Entrate renderà disponibile la funzionalità di collegamento nei primi giorni di marzo 2026. Da quel momento scatteranno i termini:
• per i POS già attivi a gennaio 2026, la registrazione dovrà avvenire entro 45 giorni dall’attivazione del servizio;
• per i POS attivati successivamente, si applicherà il meccanismo ordinario che prevede finestre di registrazione basate sul secondo mese successivo alla disponibilità del dispositivo.
È essenziale ricordare che, indipendentemente dalla registrazione, i dispositivi telematici dovranno essere tecnicamente pronti a indicare i dati dei pagamenti elettronici già dal primo gennaio.
Questo significa che, come già anticipato, eventuali aggiornamenti hardware e software devono essere completati il prima possibile.
Le sanzioni
Il regime sanzionatorio applicabile non è nuovo: si tratta delle sanzioni già previste dall’articolo 11 del D.Lgs. 471/1997, che il legislatore ha semplicemente esteso alle nuove fattispecie introdotte dalla Legge di Bilancio 2025.
La mancata registrazione del collegamento rientra ora tra le violazioni punite con una sanzione da 1.000 a 4.000 euro per ciascun episodio, mentre omissioni o irregolarità nelle trasmissioni ricadono nella sanzione di 100 euro per singolo invio, fino a un massimo di 1.000 euro per trimestre.
Rimane inoltre invariato anche il sistema delle sanzioni accessorie: in presenza di quattro irregolarità commesse in giorni diversi, nell’arco di cinque anni, può scattare la sospensione dell’attività da 3 giorni a un mese, estendibile fino a sei mesi qualora le violazioni riguardino importi particolarmente rilevanti.
È un impianto sanzionatorio già noto, che ora si applica anche al nuovo obbligo di collegamento e che richiede, di conseguenza, un presidio attento e costante dei processi.
Come funzionerà il nuovo sistema nella pratica
Il nuovo modello impone che ogni pagamento elettronico venga registrato “in tempo reale” dal registratore telematico.
Nel documento commerciale dovrà essere indicata la forma di pagamento utilizzata e il relativo importo e il totale dei pagamenti elettronici dovrà essere trasmesso all’Agenzia delle Entrate insieme ai corrispettivi giornalieri.
Ogni esercente dovrà verificare che RT e POS siano in grado di dialogare secondo le specifiche tecniche previste dal provvedimento. Il mercato si sta già adeguando con aggiornamenti firmware, moduli software e, nei casi più complessi, sostituzioni integrali dei dispositivi.
La sfida per gli esercenti sarà distinguere gli interventi realmente necessari.
I costi: un investimento inevitabile, senza nuove agevolazioni
La questione economica è uno degli aspetti più sensibili della riforma, tenuto conto che non è stata introdotta alcuna specifica agevolazione per sostenere gli adeguamenti.
È vero, infatti che il legislatore, nel prevedere una forma di collegamento che non richiede integrazioni fisiche tra i dispositivi, ha scelto un modello che minimizza i costi potenziali, ma non li annulla.
Gli operatori, verosimilmente, dovranno sostenere spese che possono variare sensibilmente in base alla tecnologia in uso: per alcuni basterà un aggiornamento firmware relativamente economico, mentre per altri sarà necessario sostituire l’intero registratore telematico o i dispositivi di incasso, oppure adottare un sistema integrato di nuova generazione.
A seconda della complessità dell’attività, questi interventi possono tradursi in poche centinaia di euro o in investimenti più consistenti per realtà strutturate con più punti cassa o più unità locali.
A parziale ristoro, resta in vigore solo il credito d’imposta sulle commissioni POS, che però riguarda la gestione ordinaria dei pagamenti elettronici e non contribuisce in alcun modo all’adeguamento tecnico necessario per il collegamento.
Una roadmap possibile: valutare ruolo e tempi dell’intervento professionale
L’adeguamento non richiede necessariamente l’intervento del commercialista.
In molti casi saranno i tecnici che installano e aggiornano i registratori telematici a occuparsi delle attività pratiche. Tuttavia, nella misura in cui il cliente ci chiederà supporto o supervisione, è opportuno che lo studio abbia chiaro un percorso operativo.
Una roadmap realistica potrebbe prevedere una prima fase di analisi - utile a comprendere quali dispositivi utilizza il cliente e se sono compatibili - seguita da un coordinamento con i tecnici incaricati degli aggiornamenti.
Nelle situazioni più articolate (più POS, più RT, attività multisede, distinguo tra flussi B2C e B2B) lo studio può svolgere un ruolo importante nel verificare la corretta configurazione e accompagnare il cliente nella registrazione del collegamento sul portale dell’Agenzia.
Il punto essenziale è non dare per scontato che tutti i clienti gestiranno autonomamente l’adempimento. Alcuni lo faranno, altri avranno bisogno di una guida. Avere un piano flessibile permette allo studio di rispondere in modo proporzionato e tempestivo, senza sovraccarichi.
L’opportunità di introdurre controlli di coerenza
Il nuovo sistema, se ben configurato, dovrebbe assicurare una perfetta corrispondenza tra incassi elettronici e dati trasmessi.
Tuttavia, l’esperienza ci insegna che la tecnologia, da sola, non basta a prevenire errori. Sarà quindi opportuno valutare l’introduzione di controlli periodici di coerenza, con cadenza modulabile in base al volume di attività del cliente.
Non si tratta di un obbligo normativo, ma di una scelta prudenziale: confrontare periodicamente gli incassi POS con i dati dei corrispettivi può evitare che incongruenze tecniche, configurazioni errate o operazioni atipiche sfocino in segnalazioni dell’Agenzia delle Entrate o, peggio, in contestazioni formali.