La pianificazione della produzione negli studi professionali: perché diventa indispensabile
di Michele D’Agnolo
Negli ultimi anni gli studi professionali hanno vissuto una trasformazione profonda: aumento delle normative, crescente complessità dei servizi resi, maggiore concorrenza e aspettative elevate da parte dei clienti.
In questo contesto, la capacità di pianificare e gestire la produzione—sia essa legata a commesse personalizzate (consulenza, progetti, attività straordinarie) sia ad adempimenti ricorrenti (paghe, IVA, contabilità, dichiarativi)—è diventata uno dei fattori chiave per garantire sostenibilità organizzativa e redditività.
A dire il vero, non pochi professionisti ritengono che il lavoro intellettuale non sia realmente pianificabile, poiché spesso soggetto a onerosità sopravvenute: difficoltà tecniche impreviste, richieste urgenti del cliente, necessità di approfondimenti inattesi o modifiche normative dell’ultimo minuto. Questa osservazione è corretta nella sostanza, ma porta a una conclusione errata.
Il fatto che l’attività professionale presenti variabili imprevedibili non esonera dalla pianificazione, semmai ne aumenta la necessità. Pianificare non significa cristallizzare il lavoro in modo rigido, ma adottare un metodo che consenta di gestire complessità e imprevisti con maggiore controllo. È proprio la presenza di incertezze che impone un modello statistico e dinamico, fatto di continui aggiustamenti, aggiornamenti periodici e revisione delle priorità. In assenza di un sistema di pianificazione, l’imprevisto non è un’eccezione da gestire: diventa la regola che governa lo studio, generando caos, inefficienze e margini erosi. Pianificare significa quindi creare un quadro di riferimento che permetta allo studio di assorbire gli imprevisti senza esserne travolto. La difficoltà di adottare una pianificazione strettamente deterministica non esclude la possibilità di operare in modo statistico, utilizzando ad esempio dei tempi medi di produzione.
La gestione della produzione professionale richiede un approccio di multi-project management, perché ogni studio è di fatto un’organizzazione che eroga una molteplicità di micro-progetti ogni mese.
Gli studi legali, notarili, tecnici, odontoiatrici, e quelli tributari e del lavoro che operano prevalentemente su lavori a progetto (consulenze organizzative, pareri, due diligence, operazioni straordinarie, ricostruzioni contabili, contenzioso) presentano alcune caratteristiche tipiche:
