La digitalizzazione negli studi professionali, un'opportunità da gestire con attenzione

di Stefano Dovier

La trasformazione digitale rappresenta oggi un passaggio obbligato per tutte le imprese e, di conseguenza, anche per gli studi professionali che le affiancano e supportano.

Digitalizzare significa non solo velocizzare e migliorare la qualità del lavoro, ma anche rimanere competitivi e rispondere alle aspettative di clienti sempre più connessi. Tuttavia, un approccio poco strutturato può esporre lo studio professionale a rischi significativi in termini di compliance normativa e sicurezza dei dati.

Ne consegue, quindi, che digitalizzare non è solo questione di tecnologia: comporta infatti precise responsabilità normative che, se ignorate, rischiano di trasformare un'opportunità in un vero e proprio problema.

Perché è importante essere compliant?

Quando ad esempio decidiamo di digitalizzare il nostro studio, spesso ci focalizziamo esclusivamente sugli strumenti tecnologici immediatamente visibili, come fatture elettroniche, archivi online o firma digitale, dimenticando che dietro ogni processo digitale si nascondono obblighi normativi ben precisi e procedure che è fondamentale conoscere e gestire correttamente. Essere consapevoli di questo aspetto sin dall'inizio ci aiuta a prevenire rischi e problemi che potrebbero emergere in seguito.

Prendiamo un esempio concreto: la fattura elettronica.

Ci siamo mai chiesti se il nostro processo di conservazione delle fatture elettroniche sia effettivamente rispondente alla normativa in vigore? In particolare, viene predisposto il manuale della conservazione? Se sì, viene fatto in modo corretto?

Questo documento è fondamentale perché indica chiaramente modalità, procedure e responsabilità. Trascurarlo comporta rischi significativi, non solo in sede di controllo da parte dell'Agenzia delle Entrate, ma anche in ambito commerciale: un documento non correttamente conservato potrebbe non avere valore probatorio in un eventuale contenzioso con un cliente, come potrebbe accadere nel caso di riscossione di mancati pagamenti.

Un'ulteriore situazione ricorrente riguarda la firma digitale: firmare un documento non basta.

Bisogna garantirne la validità nel tempo attraverso una corretta conservazione ed eventualmente l'apposizione di marche temporali. Se ciò non avviene, al momento della scadenza del certificato di firma, la sottoscrizione digitale perde validità.

Le conseguenze di questo comportamento possono essere pesanti, specialmente in contesti civilistici e commerciali.

Questi esempi dimostrano chiaramente quanto la compliance digitale tocchi molteplici aspetti operativi e normativi del nostro lavoro; ma quali sono, nello specifico, le principali normative che dobbiamo tenere sempre presenti?

Per orientarci nella complessità regolatoria legata alla digitalizzazione, dobbiamo tenere presente alcune principali fonti:

· Codice dell'Amministrazione Digitale (Dlgs 82/2005, aggiornato con il Dlgs 179/2016 e Dlgs 217/2017), che disciplina obblighi come la gestione e conservazione dei documenti informatici e l'identità digitale;

· Regolamento europeo eIDAS (Reg. UE 910/2014), relativo ai servizi fiduciari digitali (firme elettroniche, sigilli digitali e trasmissioni certificate);

· Linee guida dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID), che stabiliscono le regole tecniche per attuare la digitalizzazione nel rispetto delle normative;

· Regolamento Europeo GDPR (679/2016), riferimento imprescindibile per la tutela della privacy e il trattamento dei dati personali.

Questo elenco rappresenta solo un punto di partenza: esiste infatti un'ampia gamma di provvedimenti, amministrativi e fiscali, che regolano la corretta gestione dei processi digitali e che è essenziale conoscere e rispettare per evitare problematiche future.

Essere compliant, infatti, significa prima di tutto ridurre i rischi, non solo quelli legati alle verifiche dell'Agenzia delle Entrate, ma anche quelli derivanti da eventuali contenziosi commerciali o civilistici.

Adeguarsi tempestivamente alle normative permette di evitare sanzioni, danni reputazionali e problematiche con clienti e partner, aumentando l'affidabilità dello studio sia verso l'esterno che all'interno della propria organizzazione: in sostanza, presidiare correttamente un processo digitale, può generare benefici economici derivanti da una migliore posizione competitiva e da una più efficace gestione del rischio.

La digitalizzazione, sempre più pervasiva, richiede dunque nuove competenze e un approccio più consapevole.

Comprendere e gestire adeguatamente la compliance digitale rappresenta oggi un'importante area di sviluppo professionale che può aprire, oltretutto, nuovi ambiti di consulenza. Le imprese di ogni dimensione e settore devono affrontare sfide digitali complesse, dalla corretta gestione dei documenti alla protezione dei dati personali, spesso senza avere al proprio interno le competenze necessarie per farlo con efficacia.

In tutto questo il commercialista, grazie alla sua competenza interdisciplinare e alla capacità di analizzare i processi aziendali, può assumere il ruolo strategico di guida e consulente, accompagnando le imprese in questo processo di trasformazione digitale e compliance normativa, contribuendo così non solo alla loro crescita ma anche alla sicurezza e sostenibilità delle loro operazioni digitali.