La digitalizzazione dei cicli documentali non avanza in modo uniforme. Per alcune categorie di documenti - fatture elettroniche, corrispettivi telematici, documenti doganali - il quadro normativo ha fissato percorsi e scadenze precise. Per altre, come le note spese e i relativi giustificativi, la transizione al digitale è tecnicamente praticabile da anni, ma il quadro operativo si è consolidato per via di prassi interpretativa più che per intervento normativo diretto.
Su questo tema, è importante ricordare che dematerializzare le note spese non significa acquisire un’immagine del documento e salvarla in una cartella condivisa, ma attivare un procedimento che produce copie informatiche dotate di valore legale, conservate in un sistema che ne garantisce autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo.
La differenza tra i due approcci è giuridica, non tecnica, e all’interno degli studi deve essere presidiata.
Il perimetro normativo
Il riferimento fiscale è il D.M. 17 giugno 2014, che disciplina i documenti informatici fiscalmente rilevanti e il procedimento di dematerializzazione dei documenti analogici.
L’articolo 4 stabilisce che la generazione delle copie informatiche avviene ai sensi dell’articolo 22 del CAD e si conclude con l’apposizione di firma elettronica qualificata, firma digitale o firma basata sui certificati delle Agenzie fiscali; solo dopo è consentita la distruzione degli originali cartacei.
L’articolo 3 aggiunge che la conservazione deve consentire funzioni di ricerca ed estrazione per i dati identificativi minimi - anagrafica, codice fiscale, partita IVA, data - e che il processo si chiude con un riferimento temporale opponibile a terzi.
Sul tema della firma, poi, è opportuna una precisazione: la risposta n. 740/2021 ha chiarito che non è richiesta firma digitale o altra firma qualificata/avanzata sulla singola nota spese ai fini della sua rilevanza fiscale - la firma qualificata serve solo a conferire efficacia probatoria di scrittura privata (articolo 20, comma 1-bis, CAD). Resta invece esclusa, secondo l’orientamento dell’Agenzia, l’idoneità della firma elettronica “semplice”, in quanto non adeguata a garantire i requisiti di immodificabilità, integrità e autenticità richiesti fin dalla formazione del documento (consulenza giuridica n. 1/2023, riferita alle dichiarazioni fiscali ma di principio generale).
