Delega unica AdE: come cambia il modo di gestire gli accessi ai servizi online
di Stefano Dovier
L’accesso ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate, per gli studi che si occupano di compliance contabile e fiscale, è ormai da molti anni condizione necessaria per potere lavorare.
Dal Cassetto fiscale, alle funzionalità di “Fatture e Corrispettivi”, fino ai servizi dell’Agenzia delle Entrate‑Riscossione, gran parte dell’operatività quotidiana passa da lì e, nel caso questi non funzionino, anche parte dell’attività di studio si blocca.
In questo contesto si inseriscono le recenti novità relative alla cosiddetta delega unica per l’accesso ai servizi online dell’Agenzia delle Entrate e dell’Agenzia delle Entrate‑Riscossione. Si tratta di un tentativo da parte dell’Amministrazione finanziaria di razionalizzare un sistema che negli anni si è stratificato in modo disordinato: deleghe diverse per servizi diversi, con durate differenti e modalità di conferimento non sempre omogenee.
Sebbene tali nuove modalità di accesso ai servizi siano già operative dall’8 dicembre 2025, le vecchie deleghe resteranno valide fino alla loro naturale scadenza, ma comunque non oltre il 28 febbraio 2027 e questo significa che gli studi hanno davanti una finestra temporale per gestire la transizione.
Cosa cambia: dal sistema frammentato alla delega modulare
Il cambiamento introdotto dalla delega unica non è un semplice aggiornamento della modulistica fiscale, ma è una variazione nella logica del servizio.
Nel sistema precedente ogni portale richiedeva una propria delega: una per il Cassetto fiscale, una per la fatturazione elettronica, una per l’accesso ai servizi della Riscossione. Nella pratica questo si traduceva in una molteplicità di autorizzazioni, spesso rilasciate in momenti diversi e con scadenze difficili da monitorare in modo coordinato.
La delega unica, invece, introduce un modello modulare: con un solo atto il contribuente può delegare uno o più servizi online, scegliendo in modo puntuale quali autorizzazioni concedere.
Il perimetro dei servizi delegabili è ampio e comprende:
il Cassetto fiscale delegato;
i servizi di fatturazione elettronica e corrispettivi telematici (con l’elenco puntuale delle funzionalità);
l’acquisizione dei dati ISA e dei dati per la proposta di concordato preventivo biennale;
i servizi online dell’Agenzia delle Entrate‑Riscossione.
Relativamente a questo nuovo sistema, due aspetti meritano attenzione immediata.
Il primo è il limite massimo di due intermediari delegabili.
Dal punto di vista numerico non cambia molto rispetto al passato: anche prima il numero dei delegati era il medesimo (eccetto il portale “Fatture e Corrispettivi” che ne consentiva quattro). Ciò che cambia davvero è che oggi i due delegati devono essere gli stessi per tutti i servizi, mentre nel sistema precedente era possibile avere soggetti diversi a seconda della tipologia di delega.
Questo richiede, nella pratica, un maggiore coordinamento operativo tra gli intermediari coinvolti e impone allo studio una riflessione sull’organizzazione degli incarichi, oltre a riaprire il tema dell’adeguatezza del limite massimo dei soggetti delegabili.
Il secondo aspetto è legato alla scadenza delle deleghe.
Questa è fissata al 31 dicembre del quarto anno successivo a quello di conferimento, salvo revoca o rinuncia, e, per lo studio, questo rappresenta un vantaggio concreto: consente di costruire un calendario di rinnovi stabile e prevedibile, riducendo in modo significativo il rischio di dimenticanze e disallineamenti.
Come funziona operativamente la delega unica
Le modalità di conferimento
Dal punto di vista operativo, le modalità di comunicazione dei dati della delega all’Agenzia delle Entrate sono due: la prima è diretta ed è in capo al contribuente, mente la seconda è intermediata ed è gestita dallo studio.
Nella modalità diretta, il contribuente comunica i dati della delega tramite la propria area riservata dell’Agenzia delle Entrate. È la soluzione più lineare quando il cliente dispone di SPID, CIE o CNS e ha un minimo di autonomia digitale.
In questo caso la delega diventa immediatamente attiva e ogni evento - attivazione, rinnovo, revoca - viene notificato sia al contribuente sia all’intermediario, anche tramite App IO.
La seconda modalità è quella in cui è l’intermediario a trasmettere i dati della delega all’Agenzia delle Entrate. Questa avviene esclusivamente online e il file deve essere sottoscritto dal contribuente o dal soggetto che lo rappresenta e inviato attraverso i canali telematici dell’Agenzia.
In questo caso è fondamentale ricordare che la delega non è attiva al momento dell’invio, ma solo quando viene resa disponibile la ricevuta con l’esito positivo dei controlli.
La sottoscrizione della delega
Uno degli aspetti più delicati riguarda la sottoscrizione della delega.
L’Agenzia delle Entrate precisa che, nella modalità di comunicazione intermediata tramite file XML, il perimetro delle firme ammesse varia in funzione della tipologia di delegante.
Per le persone fisiche non titolari di partita IVA è ammesso un ventaglio più ampio di soluzioni, che comprende la firma digitale, la firma elettronica avanzata tramite CIE e, nel rispetto dei requisiti tecnici previsti, anche firme elettroniche avanzate basate su certificati non qualificati.
Per i titolari di partita IVA e per i soggetti diversi da persona fisica, invece, il perimetro si restringe alle soluzioni che garantiscono un livello di identificazione più elevato: la firma digitale e la firma elettronica avanzata tramite CIE, sempre apposte dal soggetto legittimato.
Durata, rinnovo e revoca
Come anticipato, la delega unica ha una durata predeterminata e uniforme: è valida fino al 31 dicembre del quarto anno successivo a quello di conferimento, salvo revoca anticipata o rinuncia da parte dell’intermediario.
Il rinnovo può essere richiesto solo se la delega è ancora in corso di validità e in assenza di variazioni, e non prima dei novanta giorni antecedenti la scadenza.
La revoca, invece, è sempre possibile ed è nella disponibilità del contribuente, così come la rinuncia con cui l’intermediario comunica di non voler più operare per conto del delegante. In entrambi i casi l’operazione avviene esclusivamente in via telematica ed è accompagnata da una notifica al contribuente.
Un punto operativo da non sottovalutare è che una nuova delega conferita allo stesso intermediario può comportare la sostituzione di quella precedente e, quindi, se nella nuova delega non vengono selezionati tutti i servizi già attivi, il rischio concreto è di perdere l’accesso a quelli non indicati.
La gestione delle deleghe nello studio professionale
La fase di convivenza tra vecchio e nuovo sistema va gestita in modo da non creare “buchi di delega”.
Un supporto operativo che facilita il monitoraggio è dato dalla possibilità per l’intermediario di scaricare dalla propria area riservata un file in formato CSV contenente l’elenco delle deleghe attive e delle relative scadenze, sia per i servizi dell’Agenzia delle Entrate sia per quelli dell’Agenzia delle Entrate‑Riscossione. Questo strumento consente di impostare un controllo sistematico delle deleghe in essere e di pianificare con maggiore consapevolezza i rinnovi nel periodo di transizione.
Al fine di non incorrere in problematiche, comunque, è meglio evitare una migrazione indiscriminata di tutti i clienti e segmentare la clientela scegliendo, caso per caso, la modalità più adatta: per i clienti digitalmente autonomi, il conferimento diretto in area riservata è la soluzione più efficiente, mentre per i clienti meno digitali l’invio del file XML da parte dello studio consente di mantenere il controllo del processo.
In questo secondo caso, lo studio diventa il fulcro dell’attività e questo comporta maggiori responsabilità sia nella fase di identificazione del delegante che nella conservazione della documentazione.
Il provvedimento 375356/2024 dell’Agenzia delle Entrate attribuisce, infatti, agli intermediari obblighi precisi, che incidono direttamente sull’organizzazione dello studio:
· è necessario accettare preventivamente le condizioni di utilizzo dei servizi delegati;
· le deleghe e la documentazione di supporto devono essere conservate fino al decimo anno successivo alla loro scadenza o revoca;
· è prevista la tenuta di uno specifico registro cronologico delle deleghe acquisite, da tenere e aggiornare quotidianamente, nel quale annotare in modo progressivo almeno la data di conferimento o di revoca, i dati identificativi del delegante e gli estremi del documento di identità del soggetto che ha sottoscritto la delega. Il registro può essere tenuto in formato cartaceo o digitale, ma deve consentire in ogni momento la ricostruzione puntuale delle deleghe gestite dallo studio.
Questi ultimi aspetti sono quelli che incidono maggiormente sul rischio professionale se sottovalutati. Sono, infatti, previsti controlli anche presso le sedi degli intermediari e irregolarità significative possono avere conseguenze rilevanti sull’abilitazione.