Controllo di gestione: le best practice a costo zero
di Elena A. Anikina
Anche se ne parliamo da decenni, il tema del controllo di gestione viene ancora associato a un groviglio di programmi e procedure che solo pochi si possono permettere. In parte è cosi, molte realtà si mettono a svilupparlo quando si apprestano alla quotazione oppure per attrarre investitori, nonostante questo ci sono suggerimenti utili per tutti i tipi di attività e che possono essere adottate senza costi aggiuntivi. Con l’entrata in vigore del Codice della Crisi sono state chiarite anche le responsabilità sul mancato controllo di adeguati assetti, però preferisco parlarvi dell’attenzione alla crescita e dell’impresa come una fonte di grande soddisfazione.
1. Il nostro atteggiamento. Le qualità indispensabili per implementare un sistema di controllo sono molto preziose, anche se gratuite: la disciplina, la costanza, la determinazione. Mi piacerebbe cominciare dalla parola “quadratura” ma se avete voglia di quadrare oggi e non la avrete domani, è il caso di definirlo come “fare qualcosina ogni tanto”. Quando abbiamo deciso che vogliamo un sistema di controllo, dobbiamo puntualizzare l’iter, definire le scadenze e poi rispettarle. Il rispetto in questo caso riguarda tutti i coinvolti (non solo la povera amministrazione). Se volete, anche a livello delle parti variabili dei guadagni, altrimenti è troppo facile.
2. Ringraziamo le quotate che hanno inventato il c.d. sistema delle scadenze a cascata, o quello del “t+…”. In poche parole, per definire le date per ogni dipartimento si parte dal primo giorno lavorativo del mese (o del trimestre) successivo, così ognuno sa esattamente quando e su che cosa deve lavorare. Per esempio, i numeri sono da verificare dai responsabili delle funzioni entro il t+7, il bilancio di verifica e’ da consegnare al professionista entro il t+10, il quale, a sua volta, consegnerà la presentazione gestionale il t+15.
3. La precisione serve, ma non sempre. Quando si tratta delle verifiche trimestrali, molti numeri possono essere gestiti come stanziamenti calcolati in base alle stime (quelle sensate). Certamente, non possiamo permettercelo per il deposito di bilancio, però ci facilita il compito di monitorare la performance durante l’anno.
Ricordiamoci del dataset gestionale: dobbiamo definire che cosa tenere sotto costante controllo. Anzi, dobbiamo aiutare il Cliente a definirlo (in certi casi servirà una breve formazione sugli indici). Attenzione, si tratta di tutti i dettagli utili, anche di quelli che non faranno mai parte del bilancio (per esempio, le tendenze del mercato). L’importante e’ capire che cosa dobbiamo sapere e condividere le modalità e le tempistiche di raccolta/calcolo dei dati. Il dataset definito dovrà essere presentato entro una certa data (v. il secondo punto) non solo a livelli di alta amministrazione ma anche a quello delle singole funzioni/BU: il coinvolgimento per noi è fondamentale.
Qualche parola sul software. Saremo certamente spazzati via dall’AI, però prima mettiamoci alla guida di questa mitragliatrice, visto che concettualmente è un sistema che sviluppa la pappa mentale creata da qualcuno (anche se a volte è un concime). In questo senso, il suggerimento è quello di non seguire l’approccio delle grandi realtà, quando spesso il buon senso si perde tra le query e le regole di sincronizzazione. Quelli che non dipendono dalla certificazione delle procedure si possono permettere il lusso di ragionare, anche davanti a un Excel vuoto, per capire la cosa più importante: il vero senso di quello che vogliamo fare, il significato di ogni indice e di conseguenza le nostre azioni per migliorare la situazione. In un momento successivo arriverà anche l’automatizzazione, ma quando saremo sicuri di quello che facciamo.
Concludo con un mantra: siamo perfettamente imperfetti. I ritardi, gli sfasamenti, le discussioni calde ci saranno sempre, l’importante è avere davanti lo scopo: quello di creare un sistema che darà il massimo per un’efficiente gestione.