Su queste pagine ho già avuto modo di affrontare il tema della conservazione a norma e della sua rilevanza (Conservazione digitale a norma: cosa sapere per evitare errori e sanzioni).
Con questo contributo vorrei entrare ancora di più nel dettaglio, analizzando uno degli elementi fondamentali del processo di conservazione: il Manuale della conservazione.
Si tratta di uno strumento spesso sottovalutato, perché tale processo viene di frequente affidato a un partner tecnologico di studio. Eppure, è un elemento essenziale e l’unico documento che il Responsabile della conservazione non può delegare.
La sua corretta tenuta rappresenta il vero cardine dell’intero processo di conservazione.
Evoluzione normativa
L’attuale disciplina del Manuale della conservazione è il risultato di un percorso normativo che ha visto il susseguirsi di regole diverse. Inizialmente, con il DPCM 3 dicembre 2013, la redazione del Manuale era inquadrata in maniera rigida, con prescrizioni formali precise: si trattava di un documento vincolante, che fissava puntualmente modalità di redazione e contenuti minimi obbligatori.
Con le successive Linee guida AgID (2020, efficaci dal 2022) si è passati a un approccio più flessibile ma anche più stringente sul punto della responsabilità: il Responsabile della conservazione (RdC) può affidare a terzi lo svolgimento tecnico del processo, ma resta sempre l’unico responsabile della redazione e dell’aggiornamento del Manuale.
In parallelo, il CAD (articoli 43 e 44) ha rafforzato l’obbligo di dimostrare autenticità, integrità e reperibilità dei documenti, mentre il Regolamento eIDAS (UE 910/2014) ha dato il quadro europeo per firme qualificate, marche temporali e servizi fiduciari che il Manuale deve descrivere in modo coerente.
In sintesi, il Manuale è oggi riconosciuto come la chiave di volta dell’intero sistema di conservazione, insostituibile e non delegabile.
Contenuto e gestione del Manuale
Il Manuale deve essere un documento operativo e deve rispettare tre principi cardine:
è a tutti gli effetti un documento informatico: il CAD e le Linee guida AgID lo qualificano come tale; una stampa analogica non ha valore legale, poiché, se trasposto su carta, non ne sono garantiti l’aggiornamento e l’integrità;
deve essere conservato a norma: anche il Manuale rientra nei flussi di conservazione; è opportuno che sia firmato dal RdC e, ove necessario, marcato temporalmente, a garanzia di integrità, data certa, leggibilità e reperibilità nel tempo;
deve essere aggiornato periodicamente: ogni variazione normativa, organizzativa o tecnologica che incida sul processo di conservazione comporta l’obbligo di revisione, con versionamento e tracciamento delle modifiche.
In pratica, il Manuale va redatto in maniera chiara e completa, seguendo quanto stabilito dalle Linee guida AgID. Deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti, il modello di funzionamento, i processi e le infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza e ogni altra informazione utile alla gestione del sistema nel tempo. I contenuti minimi che il Manuale deve riportare sono:
i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema e, in caso di delega, i dettagli su soggetti, funzioni e ambiti;
la struttura organizzativa con funzioni, responsabilità e obblighi dei diversi soggetti coinvolti;
le tipologie di oggetti digitali sottoposti a conservazione, con l’indicazione dei formati gestiti, dei metadati e delle eventuali eccezioni;
le modalità di versamento e di predisposizione del rapporto di versamento;
la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione (PAC);
le modalità di esibizione/esportazione, con la produzione del pacchetto di distribuzione (PdD);
la descrizione delle componenti tecnologiche, fisiche e logiche, e delle procedure di gestione ed evoluzione;
le procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema e di verifica dell’integrità degli archivi, con evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
le procedure per la produzione di duplicati o copie;
i tempi entro i quali i diversi oggetti digitali devono essere trasferiti in conservazione ed eventualmente scartati;
le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, e i casi in cui è previsto il suo intervento;
le normative applicabili nei luoghi in cui sono conservati gli oggetti digitali.
Ogni aggiornamento deve essere tracciato con data, autore e motivazione, così da costituire prova di una gestione diligente e continuativa del sistema di conservazione.
Conseguenze della mancata redazione e implicazioni fiscali
Dal punto di vista normativo e pratico, l’assenza del Manuale equivale a non poter dimostrare la conformità del sistema ai requisiti di legge.
La mancata redazione o il mancato aggiornamento espone a rischi concreti: non è possibile garantire in modo certo l’autenticità, l’integrità e la reperibilità dei documenti informatici, con potenziali contestazioni e con il rischio di perdita del valore probatorio dei documenti digitali in giudizio.
Nel contesto fiscale, l’assenza del Manuale incide direttamente sulla validità della conservazione di fatture elettroniche e corrispettivi telematici e, se gestiti in formato digitale, anche di libri e registri contabili obbligatori, dichiarazioni fiscali e documenti connessi.
Se questi documenti non risultassero conservati a norma, infatti, l’Agenzia delle Entrate potrebbe contestare la mancata tenuta delle scritture contabili (articolo 2214 c.c., articolo 14 DPR 600/1973 e articolo 39 DPR 633/1972) e applicare le sanzioni previste dall’articolo 9 del D.Lgs. 471/1997 (da 1.000 a 8.000 euro per mancata o irregolare conservazione di documenti e scritture contabili).
Inoltre, ai sensi del CAD, documenti non correttamente conservati rischiano di perdere validità giuridica, con conseguenze che potrebbero riflettersi soprattutto sul piano del contenzioso commerciale e in caso di procedure concorsuali.
Esempi pratici
Vale la pena chiedersi, concretamente, cosa significhi gestire bene il Manuale della conservazione e quali rischi si corrano quando lo si trascura.
Prendiamo l’esempio della conservazione delle fatture elettroniche: l’intero processo deve essere gestito a norma, e comprende sia la corretta redazione del Manuale sia le attività operative di versamento, archiviazione ed esibizione.
Dopo la trasmissione al Sistema di Interscambio (SdI), i file vengono acquisiti dal gestionale e inviati a un sistema di conservazione, che nella quasi totalità dei casi è fornito da un fornitore esterno qualificato secondo i requisiti AgID.
Ogni versamento produce un rapporto; i pacchetti vengono firmati e marcati temporalmente; sono definiti SLA interni (ad es., versamento entro 10 giorni dalla ricezione) e controlli trimestrali di esibibilità (estrazione a campione di PdD); l’organizzazione deve essere in grado di esibire in qualsiasi momento i documenti conservati.
Il Manuale accompagna e documenta questi passaggi, descrivendo chi è responsabile di ciascuna fase e come vengono garantite integrità e opponibilità dei documenti nel tempo. In caso di verifica, la disponibilità immediata dei pacchetti e del Manuale consente di dimostrare la piena conformità del processo; lo studio, inoltre, vigila sulla conformità contrattuale e tecnica del fornitore.
Al contrario, se ci si affida a un conservatore esterno senza presidiare né documentare adeguatamente i flussi nel Manuale: al momento del controllo non saprà spiegare come i processi siano stati gestiti né chi ne abbia la responsabilità, con il rischio concreto di sanzioni e di perdita del valore probatorio dei documenti.
Un’ultima avvertenza: se si sceglie il servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate, è necessario ricordare che la bozza di Manuale fornita è solo un modello. Va personalizzata sulla reale organizzazione (ruoli, flussi, metadati, misure di sicurezza) e conservata anch’essa come documento informatico nel sistema di conservazione. In questo modo si rafforza la posizione fiscale e civilistica dei clienti.
Conclusioni
Pur non avendo a oggi notizia di contestazioni specifiche da parte dei verificatori fiscali sulla mancata o irregolare tenuta del Manuale della conservazione, ritengo che questo non sia un motivo per prenderlo sottogamba.
Al contrario, credo valga la regola del “meglio prevenire che curare”: disporre di un Manuale aggiornato e conforme significa azzerare il rischio potenziale di contestazioni, sia nell’ambito civilistico che in quello fiscale.
In caso di contenzioso legato a contratti, fatture o altri documenti, poter esibire un Manuale redatto e mantenuto con cura rafforza la posizione probatoria e tutela le imprese e i professionisti.