Negli studi dei commercialisti la campagna delle dichiarazioni delle persone fisiche viene spesso vissuta come uno dei momenti più difficili dell’anno. Molti professionisti la considerano un’attività necessaria ma poco gratificante: un periodo caratterizzato da un forte sovraccarico di lavoro, da clienti che inviano documenti a spizzico e all’ultimo momento e da margini economici percepiti come modesti.
Non è raro sentire dire che i modelli 730 e le dichiarazioni delle persone fisiche sono quasi un fastidio organizzativo, un servizio che lo studio offre soprattutto per mantenere il rapporto con il cliente, più che per una reale convenienza economica. Il famoso cliente al quale “non si può dire di no”.
Questa percezione però non è inevitabile. Esistono organizzazioni, non solo i CAF, che riescono a gestire ogni anno moltissime dichiarazioni mantenendo tempi sotto controllo e generando margini economici soddisfacenti. La differenza non dipende tanto dal software utilizzato o dal numero di operatori, quanto dal modo in cui il processo viene organizzato. Se la campagna dichiarativi viene progettata e pianificata come un vero processo produttivo, con attività distribuite nel tempo e con ruoli ben definiti, anche uno studio professionale può renderla molto più efficiente e sostenibile.
Il problema principale è che gran parte del lavoro viene concentrata nello stesso periodo. Fino a marzo si lavora relativamente poco sulle dichiarazioni, mentre tra aprile e giugno arrivano contemporaneamente molti elementi: la disponibilità della dichiarazione precompilata, le certificazioni uniche dei sostituti d’imposta, i dati delle spese sanitarie e, soprattutto, la documentazione che i clienti iniziano a inviare allo studio. Tutto questo genera un picco di lavoro molto concentrato, con operatori sotto pressione, elevato rischio di errori e una sensazione generale di emergenza organizzativa.
In realtà, applicando le tecniche di lean organization, una parte significativa delle attività potrebbe essere svolta molto prima. Il principio fondamentale è semplice: tutto ciò che non dipende dalla certificazione unica o dalla dichiarazione precompilata dovrebbe essere fatto prima che questi documenti diventino disponibili.
Molti studi invece iniziano a lavorare sui dichiarativi solo quando arriva la documentazione completa, mentre una buona parte del lavoro potrebbe essere anticipata già tra gennaio e marzo.
Già all’inizio dell’anno lo studio può avviare una fase di preparazione che riguarda soprattutto i dati già presenti nei propri archivi. Un esempio molto evidente riguarda gli immobili locati. Lo studio conosce già, sulla base delle dichiarazioni dell’anno precedente e delle informazioni ricevute durante l’anno, quali clienti possiedono immobili e quali contratti di locazione sono in essere. Invece di aspettare la campagna dichiarativi, può inviare ai clienti un prospetto con i dati già registrati chiedendo semplicemente di confermare la situazione oppure di segnalare eventuali variazioni, come nuovi contratti, cessazioni o periodi di immobile sfitto. Questo semplice passaggio consente di aggiornare il quadro dei fabbricati molto prima dell’inizio della fase operativa.
Allo stesso modo può essere molto utile aiutare i clienti a ricordare quali informazioni sono state dichiarate l’anno precedente. Spesso le persone non hanno memoria precisa delle detrazioni o dei dati inseriti nella dichiarazione precedente. Lo studio può quindi inviare un riepilogo sintetico dei principali elementi della dichiarazione dell’anno passato, invitando il cliente a segnalare eventuali variazioni. Oggi questa attività può essere facilitata anche da strumenti di intelligenza artificiale che consentono di estrarre automaticamente dai brogliacci dei dichiarativi dell’anno precedente le informazioni più rilevanti e trasformarle in un promemoria semplice da leggere per il cliente. Questo riduce il numero di richieste di chiarimento e rende molto più veloce la raccolta delle informazioni.
Nello stesso periodo è opportuno raccogliere anche le deleghe necessarie per la visualizzazione e lo scarico della dichiarazione precompilata dal sito dell’Agenzia delle Entrate. Se queste deleghe vengono acquisite nei primi mesi dell’anno, lo studio può accedere ai dati appena diventano disponibili e importarli direttamente nel proprio gestionale senza dover rincorrere i clienti nel momento di maggiore intensità lavorativa.
Quando a metà marzo diventano disponibili le certificazioni uniche e, qualche settimana più tardi, i dati delle spese sanitarie nel Sistema Tessera Sanitaria, lo studio può quindi integrare automaticamente informazioni che si aggiungono a una dichiarazione già in buona parte preparata. In questo modo l’attività dell’operatore fiscale consiste soprattutto nel verificare i dati importati e nel controllare eventuali anomalie, invece di dover ricostruire la dichiarazione partendo da zero.
Anche la gestione della consegna della documentazione può essere gestita mettendo a disposizione delle data room digitali o comunque fissando degli appuntamenti anziché consentire un libero accesso allo studio.
Un elemento interessante riguarda anche il ruolo della dichiarazione precompilata. Molti studi aspettano la sua disponibilità per iniziare a lavorare, utilizzandola come base della dichiarazione. Questo approccio contribuisce però a creare il picco di lavoro tipico della campagna dichiarativi. Negli studi più organizzati la precompilata viene utilizzata in modo diverso: non come punto di partenza, ma come strumento di controllo. Lo studio prepara la dichiarazione utilizzando i propri dati e poi confronta il risultato con la precompilata per verificare eventuali differenze, come certificazioni uniche mancanti o oneri non comunicati.
