Collegamento POS e registratori telematici: i chiarimenti dell'Agenzia delle Entrate

di Stefano Dovier

Con la pubblicazione delle FAQ sul collegamento tra POS e registratori telematici - aggiornate al 17 marzo 2026 - l’Agenzia delle Entrate ha sciolto alcuni dei nodi operativi che la normativa e i provvedimenti attuativi avevano lasciato aperti.

La procedura è operativa dal 5 marzo 2026 e, per i POS già in possesso degli esercenti al 1° gennaio, la scadenza dell’adempimento è il 19 aprile: un intervallo di tempo sufficiente all’espletamento della pratica, a condizione di avere chiaro il quadro operativo prima di iniziare, perché alcune situazioni, più comuni di quanto sembri, richiedono passaggi aggiuntivi che allungano le tempistiche.

Le FAQ rispondono a ventotto domande e non tutte hanno lo stesso peso operativo: alcune descrivono meccanismi già noti, altre - quelle che merita approfondire - riguardano casistiche in cui l’obbligatorietà non era ben chiara, la gestione delle anomalie in procedura e i casi particolari che uno studio potrebbe trovarsi verosimilmente davanti quando il cliente non riesce a concludere la registrazione da solo.

Cosa si può e cosa non si può delegare agli intermediari

Il primo punto da chiarire riguarda il perimetro della delega professionale. La FAQ 4 distingue due situazioni al riguardo.

Per gli esercenti che utilizzano un registratore di cassa telematico, come è già noto, la registrazione del collegamento può essere effettuata anche dall’intermediario, a condizione che questi disponga della delega al servizio “Accreditamento e censimento dispositivi” del portale Fatture e Corrispettivi. Si tratta di una delega specifica e sarà pertanto necessario verificarne l’avvenuta attivazione.

Il perimetro si restringe per chi certifica i corrispettivi attraverso la procedura web “Documento Commerciale on line”. In questo caso la registrazione del collegamento deve essere eseguita direttamente dall’esercente, poiché la procedura non è delegabile. Ciò significa che, se il cliente utilizza questa modalità - tipicamente le attività prive di RT fisico che accedono alla funzione tramite portale online o app - lo studio può guidarlo nella procedura, ma non può sostituirsi a lui.

Va verificato, inoltre, un prerequisito che spesso si dà per scontato (FAQ 28): la possibilità di effettuare il collegamento presuppone che l’esercente sia già accreditato come tale sul portale. Chi non lo fosse deve completare prima l’accreditamento tramite il servizio dedicato nell’area Corrispettivi.

I chiarimenti in merito ai soggetti obbligati

La regola generale è semplice e prevede l’obbligo riguarda chi utilizza un RT o la procedura web per certificare corrispettivi incassati con strumenti di pagamento elettronico. Vi sono però alcuni casi che hanno destato dei dubbi e che Agenzia ha provveduto a chiarire.

La FAQ 7 affronta il caso dell’esercente che usa lo stesso POS sia per operazioni soggette all’obbligo di memorizzazione dei corrispettivi sia per operazioni esonerate (ad esempio vendita di tabacchi, cessione di carburanti o vendita a distanza). In questi casi, Agenzia precisa, il POS deve essere collegato. La condivisione del dispositivo tra flussi diversi, infatti, non genera un’esenzione parziale, in quanto l’obbligo segue lo strumento, non la singola operazione.

La FAQ 8 chiarisce una variante frequente nelle attività che certificano le operazioni in modalità mista, ovvero, parte dei corrispettivi con documento commerciale, parte con fattura. Anche in questo caso il collegamento è obbligatorio. L’unica ipotesi in cui l’obbligo non scatta è quella dell’esercente che certifica tutti i propri corrispettivi esclusivamente tramite fattura: in quel caso non c’è RT da collegare e non c’è obbligo.

La FAQ 9 completa il quadro: il POS utilizzato esclusivamente per l’incasso di operazioni esonerate dall’emissione del documento commerciale non deve essere collegato, salvo che l’esercente scelga volontariamente di emettere il documento commerciale anche per quelle operazioni. In quel caso, la scelta volontaria trascina con sé l’obbligo di collegamento.