Casi anomali di utilizzo del registratore telematico: come gestirli nello studio e con i clienti

di Stefano Dovier

Da ormai diversi anni il sistema dei corrispettivi telematici è entrato stabilmente nella quotidianità di imprese e professionisti. Con la sostituzione del tradizionale scontrino fiscale e della ricevuta cartacea, il legislatore ha introdotto un meccanismo che punta a garantire trasparenza e tracciabilità delle operazioni, riducendo i margini di evasione e semplificando i controlli da parte dell’Amministrazione finanziaria.

Il funzionamento è semplice nella sua logica di base: ogni giorno, al momento della chiusura, il registratore telematico genera un file riepilogativo in formato XML contenente i dati dei corrispettivi della giornata, suddivisi per aliquote IVA e modalità di pagamento, che viene memorizzato dal dispositivo. Questo file, firmato digitalmente grazie al certificato rilasciato dall’Agenzia delle Entrate in fase di attivazione del dispositivo, viene trasmesso ai server centrali. L’invio è considerato parte integrante dell’adempimento, tanto che il termine massimo di trasmissione è fissato in dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione.

Nella pratica quotidiana, però, non sempre le cose scorrono lisce come previsto dalla normativa. Esistono situazioni anomale che richiedono particolare attenzione, perché rischiano di far scattare contestazioni o sanzioni: pensiamo ai casi in cui la chiusura non avviene entro i dodici giorni, al guasto del registratore o all’assenza di connessione internet.

Sono eventi tutt’altro che rari, che lo studio professionale si trova spesso a dovere gestire insieme ai propri clienti.

Quadro normativo di riferimento

L’obbligo di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi nasce con il D. Lgs n. 127 del 2015, che ha avviato il percorso di digitalizzazione del sistema di certificazione dei corrispettivi.

I provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate emanati a partire dal 2016, tra cui quello del 28 ottobre 2016 e i successivi aggiornamenti del 2019, 2020 e 2023, hanno poi definito in dettaglio le specifiche tecniche, disciplinando il formato dei file, la procedura di attivazione dei registratori e le modalità di gestione delle emergenze.

La Legge di Bilancio 2021 ha completato il quadro, introducendo un regime sanzionatorio specifico per le violazioni relative ai corrispettivi telematici, superando la normativa ancora calibrata sugli scontrini cartacei.

A completare l’evoluzione della disciplina sono intervenute anche diverse circolari e risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate, come la circolare n. 3/E del 2020, che ha fornito chiarimenti operativi sull’uso del registro di emergenza, sull’invio tardivo dei corrispettivi e sulla gestione delle chiusure a zero. Questi interventi interpretativi hanno permesso di tradurre la norma in indicazioni concrete, semplificando l’attività quotidiana degli operatori e dei loro consulenti.

Implicazioni operative per lo studio professionale

Come ben sappiamo il commercialista, in questo contesto, non è un semplice spettatore. Anzi, il suo ruolo diventa centrale nel garantire che il cliente gestisca correttamente anche le situazioni anomale.

Monitorare le trasmissioni, verificare gli esiti delle ricevute, interpretare le segnalazioni dell’Agenzia delle Entrate e predisporre procedure di emergenza sono attività che ormai fanno parte della consulenza fiscale ordinaria.