Caro professionista, se vuoi l'AI in studio non prendere la scorciatoia
di Michele D’Agnolo
Nel mondo degli studi professionali, la tentazione è sempre la stessa: ogni volta che emerge una nuova tecnologia, un nuovo strumento digitale o un’innovazione dirompente, sembra che la soluzione ai problemi organizzativi sia finalmente a portata di mano. Oggi questo entusiasmo si concentra sull’intelligenza artificiale (IA). Tuttavia, se si vuole davvero che l'IA porti valore allo studio professionale, non ci si può permettere di prendere la scorciatoia.
I professionisti, da sempre attratti dall'ultimo "gadget" tecnologico, spesso ripongono aspettative salvifiche nei confronti dell'ultima innovazione. Si pensa: “Installiamo questo software, adottiamo questa piattaforma di IA, e magicamente saremo più efficienti, più produttivi, più competitivi”.
Ma la realtà è un'altra. Nessuna tecnologia, nemmeno l’IA più evoluta, può correggere la mancanza di organizzazione, la confusione nei processi o l’assenza di metodo nel lavoro quotidiano.
Se lo studio non è prima organizzato a dovere, se non si sono pianificati i miglioramenti che si desiderano ottenere, introdurre strumenti di intelligenza artificiale rischia solo di complicare ulteriormente la situazione.
Il motivo è semplice: l'IA amplifica ciò che trova. Se trova disordine, amplificherà il disordine. Se trova processi inefficienti, ne automatizzerà l'inefficienza.
L'adozione efficace di tecnologie intelligenti richiede due condizioni preliminari:
1. analisi approfondita dei processi di lavoro: per capire in quali fasi conviene intervenire, dove l’automazione può portare valore reale e dove invece sarebbe dannosa;
2. presenza di procedure chiare: senza istruzioni operative consolidate, ogni tentativo di digitalizzazione si trasforma in una rincorsa senza fine dietro alle emergenze.
L’organizzazione non riguarda solo i flussi di lavoro: riguarda prima di tutto le persone. Se i collaboratori sono anarchici, e non sono già orientati a lavorare in modo ordinato, diligente e responsabile, introdurre strumenti di IA sarà controproducente.
Un software intelligente non potrà mai supplire a comportamenti umani disordinati; al contrario, ne metterà ancora più in evidenza i limiti.
Solo dopo avere formato e addestrato le persone, solo dopo aver reso naturale una cultura di precisione e metodo, ha senso informatizzare i processi. La tecnologia deve trovare terreno fertile per attecchire e sviluppare i suoi benefici.
Un altro aspetto spesso trascurato nell'introduzione delle nuove tecnologie è la misurazione delle prestazioni, prima e dopo l'implementazione. Se non ci si dà strumenti per misurare i risultati ottenuti, non si riuscirà mai a capire se l'adozione dell'IA sta davvero migliorando il funzionamento dello studio.
Senza misurazione:
- i benefici organizzativi rischiano di non essere capitalizzati;
- gli investimenti rischiano di essere dispersi senza ritorno tangibile;
- si creano illusioni di efficienza che, nei fatti, non si traducono in alcun miglioramento concreto.
Un caso emblematico è stato quello dell'introduzione delle fatture elettroniche.
Quando si è introdotta la fatturazione elettronica, molti studi professionali hanno visto aumentare il carico di lavoro dei contabili, anziché vederlo ridurre sensibilmente.
Questo perché invece di responsabilizzare i clienti sull’emissione corretta delle fatture, molti contabili hanno assunto il compito, sostituendosi completamente ai clienti.
Il risultato? Non solo l’automazione non ha semplificato il lavoro, ma ha creato un ulteriore fardello organizzativo.
La lezione è chiara: introdurre una tecnologia senza prima conoscere i processi, senza addestrare e responsabilizzare le persone e senza misurare l'efficacia delle azioni, porta a più lavoro e più stress, non ad una maggiore efficacia ed efficienza.
In conclusione, caro professionista: se vuoi l'IA non prendere la scorciatoia. Investi prima nell’organizzazione, nella formazione e nella cultura interna del tuo studio.
Solo così l’intelligenza artificiale potrà essere una leva potente per il tuo successo, e non l’ennesimo salto mortale per te e per il tuo team.